Hvordan takle kunder som ikke betaler?

For små og mellomstore bedrifter kan det bli helt kritisk når kunder ikke betaler for seg. Ofte har man også et forhold til kunden som gjør det litt utfordrende å ta tak i problemet. Dette skaper unødvendig mye stress for veldig mange bedrifter, så vi har laget en liten sjekkliste med ting du kan gjøre for å få pengene inn, på en ryddig måte.

1. Vær litt forståelsesfull

Det kan være ulike årsaker til at kunden ikke betaler. Noen er bare litt vimsete og trenger å få en påminnelse, mens andre kanskje sliter med likviditeten.

Før du purrer, eller sender inkassovarsel kan det være lurt å sende en mail eller ta en telefon og fortelle at pengene for fakturaen ikke har kommet. Da gir du kunden mulighet til å forklare seg samtidig som du minner om betalingen på en hyggelig måte.

Dersom du går rett til inkassovarsel kan dette av og til oppleves litt som et «angrep» for enkelte kunder.

2. Prøv å være litt positiv

Dersom kunden utrykker at de har problemer med å betale kan du foreslå en nedbetalingsplan, eller se på andre mulige løsninger. Dersom du viser positivitet og vilje til å finne løsninger, vil de alle fleste sette pris på det.

Rett skal allikevel være rett. Dersom kunden bare unnlater å ta ansvar må du bare sende kravet til inkasso og heller finne nye kunder. Husk at det ikke er ditt ansvar at andre ikke har gjort opp for seg.

3. Bruk skriftlige avtaler

En skriftlig avtale bidrar til at flere betaler på tiden. Dersom noe står svart på hvitt er det vanskeligere å sno seg unna, enn dersom man bare har muntlige avtaler.

Det er ofte nok å sette opp en kostnadsoversikt i en mail og be kunden svare bekreftende på denne. Da har du beviset du trener dersom det skjer noe i ettertid. Det samme gjelder dersom dere forhandler frem en nedbetalingsplan.

Skulle det fremdeles være problemer har du i hvert fall et skriftlig bevis på at kunden aksepterer kravet som er sendt. Da er det vanskelig for dem å bestride dette senere, for eksempel i en rettsak.

4. Send fakturaer med jevne mellomrom.

Når pengene bruker for lang tid på å komme inn, går du tom på konto. Det er vanlig for mindre selskaper å fakturere ved prosjektslutt, eller en gang i måneden. I tillegg risikerer du å gjøre veldig mye jobb før du oppdager at kunden ikke er betalingsvillig eller betalingsdyktig.

Fakturerer du heller en gang i uken kommer pengene inn jevnlig og du ser fort om fakturaene blir betalt eller ikke.

I dag bruker de fleste EHF slik at det heller ikke blir masse bilag av fakturaene, så send regninger ofte. De fleste liker best små regninger allikevel.

5. Sikre deg selv først

Det er kjedelig å måtte slite selv fordi andre ikke betaler på tiden. Skaffer du deg for eksempel en kassekreditt slipper du å gå tom for penger selv, mens du venter på å motta innbetalingene. Dette er en rimelig metode for å redusere mye stress og økonomisk press.

Dersom en betaling for eksempel er en uke for sen, kan du ta det du trenger fra kassekreditten og betale kostnadene dine. Når pengene kommer, setter du dem tilbake på kreditten. På den måten løper det bare rentekostnad på pengene du faktisk har tatt ut og kun for den ene uken. Dette er en veldig rimelig metode for å holde sitt eget selskap flytende, når andre surrer med betalinger.

Les også: Sjekke egen kredittverdighet